Die ersten 30 Minuten
Ein Handwerksbetrieb mit sechs Leuten. Ein Stammkunde ruft an: Er habe die Rechnung bezahlt, an die neue Bankverbindung aus der Mail. Der Meister hat nie eine neue Bankverbindung verschickt. Im Postfach ist davon nichts zu sehen.
Ein gehacktes Postfach ist für Angreifer ein Geschenk. Sie lesen mit, lernen deine Kunden kennen und schreiben dann in deinem Namen, oft genau zur passenden Rechnung. Damit du es nicht merkst, verstecken sie ihre Spuren mit Regeln.
Jetzt sofort
- Von einem sauberen Gerät das Passwort des Postfachs ändern und alle Sitzungen abmelden.
- Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten, wenn dein Anbieter sie bietet.
- In den Einstellungen nach Weiterleitungen, Filtern und Abwesenheitsnotizen suchen, die du nicht angelegt hast. Fotografieren, dann entfernen lassen.
- Kunden und Geschäftspartner warnen, wenn aus deinem Postfach Mails mit Rechnungen oder Links verschickt wurden.
- Bei geänderter Bankverbindung in Rechnungen sofort die Bank anrufen. Überweisungen lassen sich manchmal noch zurückholen.
- Protokoll beginnen und den Mailanbieter informieren.
„Der Trick ist fast immer gleich: eine Regel, die Antworten deiner Kunden wegsortiert, damit du nichts merkst. Such genau danach.“
Auch die gefälschten Mails im Ordner „Gesendet“ oder im Papierkorb nicht. Sie sind Beweise für Bank, Polizei und Versicherung.
Für das Mailkonto gibt es ein Notfallblatt mit zwei Seiten: eine Checkliste zum Abhaken mit Uhrzeit, Fristenfeld und Gesprächsleitfaden für den ersten Anruf, und einen Vorfallbogen. Den füllst du aus und gibst ihn an IT-Dienstleister, Polizei, Versicherung oder Datenschutzbeauftragte weiter, dann musst du nicht alles fünfmal erzählen. Notfallblatt herunterladen
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